¡En esta empresa no existen herramientas
tecnológicas! Esa es una aseveración muy frecuente en un amplio universo de las
Mipyme, que inclusive han hecho grandes esfuerzos en adquirir equipos y lograr
avances en la conectividad. Pero el problema no es la disponibilidad de acceso
a las TIC y a los dispositivos: es la falta de apropiación de los usuarios.
Aunque este problema es sustancialmente inferior en los menores
de 25 años, existen evidencias del escaso uso que se le da a la tecnología en
las pequeñas y medianas empresas. Y la subitalización de los
sistemas informáticas se traducen en ineficiencia, afirma Alejandro de
Gyvés, quien desarrolló sus habilidades de liderazgo a lo largo de sus 25 años
de experiencia industrial como responsable de distintos proyectos en países
como India, Brasil, Venezuela, Malasia y México.
Según el experto, quien además ocupó importantes cargos
directivos en diversas áreas de Operación, Ingeniería, Proyectos y
Comercialización, señala que las pequeñas y medianas empresas, son muy capaces
para generar un producto o servicio y hacerlo llegar a los clientes, pero son
muy deficientes en el manejo administrativo y organización de sus
recursos y de su información.
“Una administración eficiente facilita la forma de llevar a cabo
las cosas de modo que se cumplan y se logren alcanzar las metas y objetivos
planeados, incrementar la productividad, haciendo de la empresa una unidad
competitiva, brindando a los clientes una satisfacción y motivándolos a seguir
realizando más transacciones”, dice.
En un trabajo para Ideas para Pymes, Gyvés, da una serie de
ideas para mejorar la apropiación de las TIC partiendo de la siguiente
pregunta: ¿es usted un administrador eficiente?
La Tecnología de información (Informática, Sistemas) –dice- es
una herramienta capaz de realizar tareas repetitivas de su empresa como
capturar pedidos, facturar, ordenar los despachos, almacenar, procesar y
trasformar datos de las actividades operativas mediante el uso de programas y
equipos de cómputo.
“Administrando la tecnología de información obtendremos como
resultado un nuevo recurso (la información) que nos permitirá administrar
eficientemente los demás recursos tradicionales (dinero, inventarios, personal,
maquinarias, capital) para lograr modernizar operaciones, reducir tiempos y
disminuir desperdicios; podremos aumentar nuestro nivel de calidad y hasta
obtener ventajas competitivas que nos diferencien de las empresas del ramo”.
Pero, ¿cómo lograrlo? ¿Cómo puedo aprovechar la informática en
mi Mipyme?
1. Identificar el área de la empresa que necesita
automatización. Tal función de la empresa puede necesitar una mejora,
de lo contrario no se tendrá información precisa para su control y desempeño.
2. Establecer claramente los objetivos. Deben ser muy
específicos y en relación directa con el objetivo general de la organización,
deben surgir de una reflexión conjunta entre empleados y gerente; que sean
exigentes, pero alcanzables, claramente cuantificables y con un plazo definido.
3. Determinar el presupuesto disponible para el proyecto. Teniendo
en mente que invertir en tecnología le redundará en mejor control y mejores
decisiones empresariales a futuro.
4. Seleccionar al mejor proveedor. Pregunte e
investigue con proveedores de servicios informáticos, con otras empresas, con
amigos empresarios del mismo ramo e incluso de diferentes, en busca de opciones
y posibilidades de compra de sistemas de información.
5. Involucrar y Sensibilizar al personal. Es
necesario que todo el personal se identifique con el proceso de cambio, que
forme parte de él, que conozca los beneficios y también el trabajo que
representa. Que reciban capacitación sobre el uso y resultados esperados del
proceso.
Como la mayoría de Mipymes en América Latina, incluida Colombia,
no tienen personal capacitado para esta labor tan específica, es necesario
asesorarse de personal consultor externo a la empresa que conocen por completo
las aplicaciones de estas tecnologías.
Una administración eficiente de la tecnología de información,
conjuntamente con un aceptable nivel de desempeño en las otras áreas de la
empresa, permitirá un incremento en la productividad, mejorará las relaciones
con los clientes y proveedores, generando ventas y utilidades, y facilitará la
toma de mejores decisiones en el camino hacia el cumplimiento de los objetivos
de la organización.
Fuente:
Latinpyme
Aportó: PedroDUA
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