Se
puede invertir en
los mejores conferencistas y proponer una temática innovadora, pero si un
evento está mal organizado desde sus inicios perderá fuerza y no cumplirá con
las expectativas de los clientes ni de los asistentes. Aquí le contamos qué
debe tener en cuenta para no fracasar en el intento.
Hoy
como en todos los sectores, los eventos se han convertido en una llave ganadora
para las empresas que los realizan. Cada vez
más la creatividad e innovación se convierten en puntos claves que marcan la
tendencia actual en la organización y puesta de escena de eventos que van desde
congresos y seminarios hasta charlas académicas y conferencias.
Para
Andrea Corrales, gerente del Auditorio Jorge Arango Tamayo, enfatiza en que es
importante sumar las pautas que siempre debe tener la planeación de un evento.
Puntos claves que no solo deben tener en cuenta las empresas organizadoras sino
también los clientes para que sus eventos sean un
verdadero éxito y no un total fracaso.
Estos son los puntos claves que no debe descuidar al momento de organizar un
evento:
Definirlo
El
primer paso es saber cuál es el tipo de evento que se va a realizar y los
objetivos que se quieren alcanzar: si es posicionamiento, formación,
entretenimiento, entre otros. Para ello, la preparación de los objetivos a
través de un brief es fundamental para trazar la estrategia a seguir.
Elaborar
un presupuesto
Luego
de elaborar la estrategia, se debe definir el monto que se asignará para que el
evento sea una realidad. Es aconsejable, que en el presupuesto se asigne una
cantidad para imprevistos, lo que permitirá en el momento de que estos ocurran
tomar decisiones al instante.
Número
de personas
Al
definir el número de personas que vayan a participar y el concepto del evento,
se podrán establecer las características del sitio para llevarlo a cabo.
Lugar
Esto
marca el éxito. Debe ser un espacio funcional que reúna los requisitos para la
realización del evento. A la hora de escoger cuál es el lugar más idóneo tenga
en cuenta estos aspectos: Parqueaderos - Fácil acceso - Zonas verdes -
Iluminación - Tecnología
Consumos
La
comida y el servicio tienen que ser de la mejor calidad.
Los
responsables
Se
debe establecer quiénes estarán a cargo de la producción y logística del
evento. Que deben estar al tanto de cada uno de los detalles antes, durante y
después del evento.
Evaluación
Al
finalizar, es importante que el equipo completo haga una retroalimentación para
definir los aspectos positivos y los aspectos a mejorar.
Al momento de organizar un evento se puede caer en diferentes errores que
resultan muy comunes. Sin embargo, hay faltas que se pueden cometer por la
inexperiencia o por la falta de organización. Es importante que las empresas
que van hacer sus eventos no incurran en las siguientes equivocaciones:
✓ No tener claro
el objetivo del evento.
✓ No tener en
cuenta la importancia y calidad del catering dentro de la imagen del evento.
✓ No darle
importancia a los detalles y personal de logística.
✓ No tener en
cuenta el transporte para los asistentes.
✓ No contar con
los tiempos de montaje y desmontaje necesarios al contratar los servicios.
Pero tenga en cuenta que los
problemas de último minuto siempre pueden suceder al momento de hacer un evento
y muchas veces son imprevistos que como dice el adagio popular “se salen de las
manos”. Lo más importante es contar con la capacidad de reacción para poner en
marcha un “Plan B”. Desde la planeación, hay que ir más allá y hacer escenarios
diferentes, pues un problema mínimo pueden hacer de un evento exitoso, un
fracaso. Imprevistos frecuentes:
✓ Empezar tarde
el montaje o no tener suficiente tiempo para hacerlo.
✓ No hacer un
mapa de ubicación del lugar claro para los asistentes.
✓ No tener
parqueaderos.
✓ No haber hecho
pruebas técnicas.
✓ Siempre pensar
en imprevistos como la falta de luz, la lluvia, etc
*Tips dados por Andrea Corrales, gerente del Auditorio
Jorge Arango Tamayo
Aportó: PedroDUA
Fuente: MisiónPyme
No hay comentarios:
Publicar un comentario