Villa Alsacia

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jueves, 10 de mayo de 2012

Haga eventos exitosos


 Se puede invertir en los mejores conferencistas y proponer una temática innovadora, pero si un evento está mal organizado desde sus inicios perderá fuerza y no cumplirá con las expectativas de los clientes ni de los asistentes. Aquí le contamos qué debe tener en cuenta para no fracasar en el intento.
Hoy como en todos los sectores, los eventos se han convertido en una llave ganadora para las empresas que los realizan. Cada vez más la creatividad e innovación se convierten en puntos claves que marcan la tendencia actual en la organización y puesta de escena de eventos que van desde congresos y seminarios hasta charlas académicas y conferencias.
Para Andrea Corrales, gerente del Auditorio Jorge Arango Tamayo, enfatiza en que es importante sumar las pautas que siempre debe tener la planeación de un evento. Puntos claves que no solo deben tener en cuenta las empresas organizadoras sino también los clientes para que sus eventos sean un verdadero éxito y no un total fracaso.
  Estos son los puntos claves que no debe descuidar al momento de organizar un evento:
Definirlo
El primer paso es saber cuál es el tipo de evento que se va a realizar y los objetivos que se quieren alcanzar: si es posicionamiento, formación, entretenimiento, entre otros. Para ello, la preparación de los objetivos a través de un brief es fundamental para trazar la estrategia a seguir.
Elaborar un presupuesto
Luego de elaborar la estrategia, se debe definir el monto que se asignará para que el evento sea una realidad. Es aconsejable, que en el presupuesto se asigne una cantidad para imprevistos, lo que permitirá en el momento de que estos ocurran tomar decisiones al instante.
Número de personas
Al definir el número de personas que vayan a participar y el concepto del evento, se podrán establecer las características del sitio para llevarlo a cabo.
Lugar
Esto marca el éxito. Debe ser un espacio funcional que reúna los requisitos para la realización del evento. A la hora de escoger cuál es el lugar más idóneo tenga en cuenta estos aspectos: Parqueaderos - Fácil acceso - Zonas verdes - Iluminación - Tecnología
Consumos
La comida y el servicio tienen que ser de la mejor calidad.
Los responsables
Se debe establecer quiénes estarán a cargo de la producción y logística del evento. Que deben estar al tanto de cada uno de los detalles antes, durante y después del evento.
Evaluación
Al finalizar, es importante que el equipo completo haga una retroalimentación para definir los aspectos positivos y los aspectos a mejorar.
  Al momento de organizar un evento se puede caer en diferentes errores que resultan muy comunes. Sin embargo, hay faltas que se pueden cometer por la inexperiencia o por la falta de organización. Es importante que las empresas que van hacer sus eventos no incurran en las siguientes equivocaciones:
No tener claro el objetivo del evento.
No tener en cuenta la importancia y calidad del catering dentro de la imagen del evento.
No darle importancia a los detalles y personal de logística.
No tener en cuenta el transporte para los asistentes.
No contar con los tiempos de montaje y desmontaje necesarios al contratar los servicios.
Pero tenga en cuenta que los problemas de último minuto siempre pueden suceder al momento de hacer un evento y muchas veces son imprevistos que como dice el adagio popular “se salen de las manos”. Lo más importante es contar con la capacidad de reacción para poner en marcha un “Plan B”. Desde la planeación, hay que ir más allá y hacer escenarios diferentes, pues un problema mínimo pueden hacer de un evento exitoso, un fracaso. Imprevistos frecuentes:
Empezar tarde el montaje o no tener suficiente tiempo para hacerlo.
No hacer un mapa de ubicación del lugar claro para los asistentes.
No tener parqueaderos.
No haber hecho pruebas técnicas.
Siempre pensar en imprevistos como la falta de luz, la lluvia, etc

*Tips dados por Andrea Corrales, gerente del Auditorio Jorge Arango Tamayo
Aportó: PedroDUA
Fuente: MisiónPyme


viernes, 4 de mayo de 2012

LIDERAZGO Y SOCIEDAD


Por: Alberto Mendoza Morales
Reflexión, diálogo, participación, apuntan hacia la claridad del ser. Claridad en el individuo, claridad en el gru­po. Mientras más oscura la situación que nos circunda, mayor será nuestro empeño por encontrar la luz que nos oriente. La claridad, como la virtud, se transmite. El inverso es igualmente válido. La confusión, como el error, tam­bién se transmite. En la actualidad, por falta de reflexión, estamos transmitiendo más confusión que claridad.
Nuestro propósito debe ser aclaramos y, desde nuestra claridad, iluminar el ámbito. Hay que reflexionar sobre el potencial de liderazgo en función del hombre, la sociedad y el Estado. Ahí sentimos la fuerza y el poder  del  estudioso disciplinado, de la persona de bien, ponderada y considerada. En este ámbito entran, el destino del hombre, la  función de la sociedad, el papel de académicos y uni­versitarios. En las agrupaciones humanas surgen personas notables, sobresalen, se elevan entre sus contemporáneos, adquieren calidad de arquetipos, sus singulares cualidades las distinguen de los demás. Su presencia  tiende a convertirse en paradigma.
El líder insurge. Lo mueve fuerza propia. Su generosidad, sus actividades constructivas, son condiciones que lo definen como persona  positiva e influyente. Orienta, crea confianza, entusiasma, motiva y anima a la acción en torno al logro de unos fines. Se hace sentir entre sus conciudadanos.  Muestra carisma, la gracia de los señalados. Tiene  empatía, la capacidad de ponerse en el lugar del otro. Donde unos ven oscuridad, él  percibe luz, donde otros ven caos, él  advierte orden. Su claridad en los fines y su calidad humana,  atrae igual que la vela encendida atrae en las noches a las mariposas. El líder actúa sobre dos avenidas: la del edu­cador, modela generaciones, la del político,  conduce pueblos. Unas sociedades requieren estabilidad para consolidarse; otras, reclaman cambios para su­perar  conmociones internas. El líder es factor de estabilidad cuando la sociedad se agita en crisis y agente de cambio cuando discurre en campos de progreso.
La acción del líder en épocas de cri­sis es vital. En casos de cambio, el líder está por encima de las circunstancias que le rodean, señala nuevos derroteros, anuncia nuevas realidades, se ocupa en concretarlas. Aparece entonces con toda su fuerza su calidad de creador comprometido en el pro­ceso evolutivo de la humanidad. Ahí fructifica su capacidad de resolver problemas,  resplandece su capacidad de actuar y de guiar. El líder se legítima cuando rebasa las normas esta­blecidas y plantea en su sociedad una normatividad superior orientada a lograr una mejor calidad de vida. Las condiciones objetivas de la sociedad colombia­na señalan que la situación no está para mantenerla en los términos de violencia e irracionalidad  en que se encuentra pues se advierten en ella conductas ciertamente corruptas. La situación actual exige modificación, es mandato de la justicia, la decencia y la necesidad histórica.
Aportó:PedroDUA

La culpa no es de la tecnología, es del usuario Mipyme


 ¡En esta empresa no existen herramientas tecnológicas! Esa es una aseveración muy frecuente en un amplio universo de las Mipyme, que inclusive han hecho grandes esfuerzos en adquirir equipos y lograr avances en la conectividad. Pero el problema no es la disponibilidad de acceso a las TIC y a los dispositivos: es la falta de apropiación de los usuarios.




Aunque este problema es sustancialmente inferior en los menores de 25 años, existen evidencias del escaso uso que se le da a la tecnología en las pequeñas y medianas empresas. Y la subitalización de los sistemas informáticas se traducen en ineficiencia, afirma  Alejandro de Gyvés, quien desarrolló sus habilidades de liderazgo a lo largo de sus 25 años de experiencia industrial como responsable de distintos proyectos en países como India, Brasil, Venezuela, Malasia y México.
Según el experto, quien además ocupó importantes cargos directivos en diversas áreas de Operación, Ingeniería, Proyectos y Comercialización, señala que las pequeñas y medianas empresas, son muy capaces para generar un producto o servicio y hacerlo llegar a los clientes, pero son muy deficientes en el manejo administrativo y organización de sus recursos y de su información.
“Una administración eficiente facilita la forma de llevar a cabo las cosas de modo que se cumplan y se logren alcanzar las metas y objetivos planeados, incrementar la productividad, haciendo de la empresa una unidad competitiva, brindando a los clientes una satisfacción y motivándolos a seguir realizando más transacciones”, dice.
En un trabajo para Ideas para Pymes, Gyvés, da una serie de ideas para mejorar la apropiación de las TIC partiendo de la siguiente pregunta: ¿es usted un administrador eficiente?
La Tecnología de información (Informática, Sistemas) –dice- es una herramienta capaz de realizar tareas repetitivas de su empresa como capturar pedidos, facturar, ordenar los despachos, almacenar, procesar y trasformar datos de las actividades operativas mediante el uso de programas y equipos de cómputo.
“Administrando la tecnología de información obtendremos como resultado un nuevo recurso (la información) que nos permitirá administrar eficientemente los demás recursos tradicionales (dinero, inventarios, personal, maquinarias, capital) para lograr modernizar operaciones, reducir tiempos y disminuir desperdicios; podremos aumentar nuestro nivel de calidad y hasta obtener ventajas competitivas que nos diferencien de las empresas del ramo”.
Pero, ¿cómo lograrlo? ¿Cómo puedo aprovechar la informática en mi Mipyme?
1. Identificar el área de la empresa que necesita automatización. Tal función de la empresa puede necesitar una mejora, de lo contrario no se tendrá información precisa para su control y desempeño.
2. Establecer claramente los objetivos. Deben ser muy específicos y en relación directa con el objetivo general de la organización, deben surgir de una reflexión conjunta entre empleados y gerente; que sean exigentes, pero alcanzables, claramente cuantificables y con un plazo definido.
3. Determinar el presupuesto disponible para el proyecto. Teniendo en mente que invertir en tecnología le redundará en mejor control y mejores decisiones empresariales a futuro.
4. Seleccionar al mejor proveedor. Pregunte e investigue con proveedores de servicios informáticos, con otras empresas, con amigos empresarios del mismo ramo e incluso de diferentes, en busca de opciones y posibilidades de compra de sistemas de información.
5. Involucrar y Sensibilizar al personal. Es necesario que todo el personal se identifique con el proceso de cambio, que forme parte de él, que conozca los beneficios y también el trabajo que representa. Que reciban capacitación sobre el uso y resultados esperados del proceso.
Como la mayoría de Mipymes en América Latina, incluida Colombia, no tienen personal capacitado para esta labor tan específica, es necesario asesorarse de personal consultor externo a la empresa que conocen por completo las aplicaciones de estas tecnologías.
Una administración eficiente de la tecnología de información, conjuntamente con un aceptable nivel de desempeño en las otras áreas de la empresa, permitirá un incremento en la productividad, mejorará las relaciones con los clientes y proveedores, generando ventas y utilidades, y facilitará la toma de mejores decisiones en el camino hacia el cumplimiento de los objetivos de la organización.
Fuente: Latinpyme
Aportó: PedroDUA